KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

İÇİNDEKİLER
1.AMAÇ
2.KAPSAM
3. YETKİ VE SORUMLULUKLAR
4. TANIMLAR VE KISALTMALAR
5. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMAYI VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER VE SÜRELERİ
6. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA ORTAMI
7. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINA İLİŞKİN TEDBİRLER
8. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN TEDBİRLER
9. KİŞİSEL VERİLERİN PERİYODİK İMHA SÜRESİ
10. KİŞİSEL VERİLERİ RESEN SİLME, YOK ETME VEYA ANONİM HALE GETİRME SÜRELERİ
11. REFERANSLAR VE DAYANAK
12. İLGİLİ DOKÜMANLAR
13. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜLÜK TARİHİ
14. EK-1 KİŞİ GRUPLARI
15. EK-2 SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU

AMAÇ

İşbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), HASÇELİK SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ “HASÇELİK” tarafından işlenen ve saklanan kişisel verilerin saklanma ve sonrasında silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

İşbu Politika ile Şirket, kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerine konu veri öznelerinin (ilgili kişilerin) kişisel verilerinin saklanması ve imha edilmesine ilişkin Şirket’in genel ilke ve prensiplerinin ortaya konulması ve bu hususlarla yasal düzenlemelerle belirlenen yükümlülüklerin Şirket ve Şirket’in Veri İşleyenleri tarafından yerine getirilmesini hedeflemektedir.

İşbu Politika’da aksi belirtilmedikçe, Politika ile atıf yapılan dokümanlar hem basılı hem de elektronik kopyaları kapsamaktadır.

İşbu Politika, kişisel veri niteliği taşımayan verilere uygulanmaz.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıdaki ilkeler geçerli olacaktır:

-6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK/KVK Kanunu”) 4. maddesindeki genel ilkeler ve Yönetmelik’in 7. maddesindeki ilkelere uyulacaktır.

-Şirket, işbu Politika’yı hazırlamış olmanın tek başına kişisel verilerin mevzuata uygun olarak imha edildiği anlamına gelmeyeceğini kabul etmektedir.

-Şirket, kişisel verilerin saklanması yahut imhasında, işbu Politika’ya ve mevzuata uygun hareket edeceğini kabul, beyan ve taahhüt etmektedir.

İlgili mevzuat düzenlemeleri ve işbu Politika arasında bir uyumsuzluk olması halinde ilgili mevzuat düzenlemeleri esas alınacaktır.

KAPSAM

İşbu Politika, aşağıdaki kişilere ait edindiğimiz kişisel verileri saklanması ve imhası faaliyetlerimizi kapsamaktadır:

• Şirketimizin çalışanları, çalışan adayları, stajyerleri, eski çalışanları ve bu kişilerin aile yakınları,
• Topluluk şirketimizin çalışanları, çalışan adayları, eski çalışanları, stajyerleri ve bu kişilerin aile yakınları,
• Şirketimizin ve topluluk şirketlerimizin temsilcileri, vekilleri ve hissedarları,
• İş ortaklarımızın çalışanı, temsilcisi ve vekili,
• Müşterilerimiz ve potansiyel müşterilerimiz,
• Kamu/özel kurum ve kuruluşu çalışanları,
• Hukuken yetkili kişiler,
• Ziyaretçilerimiz,
• Diğer üçüncü kişiler.

Bu kişi grubu tanımlarına ilişkin açıklamalar, EK-1’de yer verilmektedir.

İşbu Politika elektronik, fiziki ve diğer ortamlar üzerinden edindiğimiz ve elektronik, fiziki veya benzeri ortamda sakladığımız tüm kişisel verileri kapsayacaktır.

YETKİ VE SORUMLULUKLAR

Bilgi Teknolojileri Müdürü: Politika Uygulama Yöneticisi olarak kişisel verilerin saklanma süresine uygunluğunu ve periyodik imha işleminin koordinasyonunu sağlama ve yönetme.

Bilgi Teknolojileri Uzmanları:Politika Uygulama Sorumlusu olarak elektronik ortamdaki kişisel verilerin imhasını yürütme

Genel Müdür:Politika Uygulama Sorumlusu olarak fiziki ortamdaki kişisel verilerin imhasını yürütme ve görevlerine uygun olarak işbu Politikanın yürütülmesinden sorumludur.

TANIMLAR VE KISALTMALAR

KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMAYI VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER VE SÜRELERİ

HASÇELİK olarak hizmetlerimizi sunarken işlediğimiz kişisel verileri KVK Kanunu, Yönetmelik ve ilgili mevzuata uygun olarak yasal ve makul süreler boyunca saklamakta ve bu sürelerin geçmesiyle beraber imha etmekteyiz.

Kişisel Verileri Saklamayı Gerektiren Sebepler

Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

HASÇELİK’in faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler aşağıda belirtilenlerle sınırlı olmamak üzere;

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu,
• İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
• İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmelik,
• İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkındaki Yönetmelik,
• Ticari Elektronik İletiler ve Ticari İletişim Hakkında Yönetmelik,
• Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

HASÇELİK, KVK Kanunu’nun 5.ve 6. maddelerinde yer alan işleme şartları doğrultusunda, kişisel verilerin işlenmesini ve saklanmasını gerektiren sebeplerin bulunması halinde kişisel verileri saklamaktadır. HASÇELİK’in işleme şartları doğrultusunda yürüttüğü saklama faaliyetleri aşağıda örneklerle açıklanmaktadır.

Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

HASÇELİK, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

• İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
• Ticari faaliyetleri yürütmek.
• Pazarlama faaliyetlerini yürütmek.
• Kurumsal iletişimi sağlamak.
• Kurum güvenliğini sağlamak.
• Finans ve muhasebe işlerini yürütmek.
• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
• VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerektiği halde güncellemek.
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
• HASÇELİK ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
• İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil bulundurmak.
• Veri güvenliğinin sağlanması faaliyetlerini yürütmek.

Kişisel Verileri İmha Etmeyi Gerektiren Sebepler

HASÇELİK, aşağıdaki hallerde, kişisel verileri silmek, yok etmek veya anonim hale getirmekle yükümlü olacaktır. HASÇELİK bu imha faaliyetini bu sürelerin bitmesini takip eden ilk periyodik imha işleminde gerçekleştirebilecektir.

Aşağıdaki durumlarda, HASÇELİK tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

• HASÇELİK’in kişisel verileri işlemek için meşru bir amacının bulunmaması,
• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• KKişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,
• HASÇELİK’in, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya KVK Kanunu’nda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; ilgili kişinin Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

Saklama ve İmha Süreleri

İşbu Bölümde belirlenen şartlar kapsamında, kişisel verileri saklama ve imha sürelerini içeren Saklama ve İmha Süreleri Tablosu (Ek-2) oluşturulmuştur. HASÇELİK, bu saklama ve imha sürelerine uygun olarak kişisel verileri saklayacak ve imha edecektir.

HASÇELİK, periyodik imha süresini 6 (altı) ay olarak belirlemiştir. Bu kapsamda HASÇELİK 6 ayda bir saklanan kişisel verileri değerlendirmekte ve belirtilen saklama süresi sona eren kişisel verileri imha etmektedir. Bu sürenin sona ermesinden sonra saklama süresi dolan veriler bir sonraki ilk periyodik imha döneminde imha edilecektir.

Örnek olarak HASÇELİK, 12 Kasım 2019 tarihinde iş başvurusu yapan çalışan adayının kayıtlarını makul süre olarak belirlediği 1 yıl boyunca tutabilecektir. 12 Kasım 2020 tarihinde bu sürenin sona ermesiyle beraber, HASÇELİK gerçekleştireceği ilk periyodik imha işleminde bu bilgileri imha etmekle yükümlüdür. Bu kapsamda, son periyodik imha işlemi, 10 Ekim 2020’de gerçekleştirilmişse, bu bilgiler en geç altı ay sonra, 10 Nisan 2021’de imha edilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA ORTAMI

Elektronik Olmayan Ortam

Kişisel veriler kağıt, form, belge, sözleşme veya herhangi bir basılı varlık olarak elektronik olmayan ortamda saklanabilecektir. Aşağıda, basılı varlıkların saklandığı ortamlar belirtilmiştir.

• HASÇELİK ofislerinde bulunan kilitli dolaplar,
• HASÇELİK ofislerinde ve depolarında bulunan panolar,
• HASÇELİK ofislerinde bulunan arşiv odası,
• HASÇELİK ofislerinde bulunan çekmeceler ve klasörler.

Bu kapsamda elektronik ortamdan elde ettiğimiz ancak sonrasında çıktısını alarak veya kağıt, form veya belgede yazarak sakladığımız tüm kişisel verilerin de fiziki ortamda saklandığı kabul edilmiştir.

Elektronik Ortam

Kişisel veriler aşağıdaki elektronik ortamda saklanabilecektir.

• Masaüstü ve dizüstü bilgisayarlar,
• Mobil cihazlar,
• E-posta sunucuları,
• Sosyal medya hesaplarının mesaj kutuları,
• Yazılımlar ve bağlı olduğu Veritabanları (Yedekleme Yazılımı, Active Directory, SAP, Hybris, Jira, Eba, QDMS, Netsis, MII, ERP, SQL DB),
• Sistem odaları,
• Taşınabilir medya (USB Bellek, CD ve DVD vb.),
• Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan disk sürücüleri.

Bu kapsamda fiziki ortamda, sözlü veya basılı kağıt, form veya belge olarak elde ettiğimiz ancak tamamen veya kısmen otomatik bir sisteme kaydettiğimiz tüm kişisel verilerin de elektronik ortamda saklandığı kabul edilmiştir.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINA İLİŞKİN TEDBİRLER

HASÇELİK, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanmasını saklamak, hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemekle yükümlüdür. Bu yükümlülük çerçevesinde HASÇELİK tarafından alınan idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

İdari Tedbirler

• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
• Çalışanlara, kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması, hukuka aykırı olarak açıklanmaması ve paylaşılmamasına ilişkin gerekli eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• HASÇELİK tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlardan gizlilik taahhüdü alınmakta ve spesifik faaliyetlere ilişkin gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğine ilişkin şirket içi prosedürlere/ politikalara/ talimatlara uymayan çalışanlara karşı disiplin prosedürü uygulanmaktadır.
• Kişisel veri işlemeye başlamadan önce, HASÇELİK tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
• Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmaktadır.
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmakta ve uygulanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmektedir. Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürlerine uyumun takibi yapılmaktadır.
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği raporlanmaktadır.
• Kişisel verilerin kullanımı iş amaçları doğrultusunda mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin işlenmesi, korunması ve güvenliğine ilişkin sözleşmeler imzalanmakta veya mevcut sözleşmeye buna ilişkin hükümler eklenmektedir.
• HASÇELİK bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri iş birimleri özelinde analiz edilerek, iş birimlerinin yalnızca faaliyetlerini gerçekleştirme amacıyla kişisel veri işlemesi sağlanmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politika belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.

Teknik Tedbirler

• Periyodik olarak sızma testleri ile bilgi sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.
• Bilgi teknolojilerine dair riskler, etkin risk değerlendirme ve cevap verme süreçleri ile yönetilmektedir.
• ÇTüm teknik konular, HASÇELİK tarafından görevlendirilen/istihdam edilen yetkin personel ve/veya üçüncü kişiler tarafından incelenmektedir.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların erişim yetkileri ivediklikle kaldırılmaktadır.
• Şirket içerisinde erişim prosedürleri oluşturularak kişisel verilere erişim ile ilgili raporlama ve analiz çalışmaları yapılmaktadır.
• Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.
• Bilgi sistemleri üzerinde güvenli olduğu kabul edilen protokoller kullanılmaktadır.
• Çalışanların fiziki ve elektronik sistemlere erişmelerine yönelik yetki matrisleri oluşturulmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır. Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır. Bu fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel verilerin işlendiği sistemlerin bulunduğu alanların fiziki güvenliği sağlanmış ve yetkisiz erişim, yangın, sel, deprem, nem, vb. risklere karşı korunmaktadır.
• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır. Ağlar kullanım amaçlarına göre sanl ağlara ayrılmaktadır.
• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
• Kablosuz ağlar şifrelenmekte ve yetkisiz erişimlere izin verilmemektedir.
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır. Sistem geliştirme süreçlerinde güvenlik bakış açısı ile system edinimleri sağlanmaktadır.
• Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
• HASÇELİK internet sayfasına erişimde güvenli protokol (HTTPS) kullanılmaktadır.
• Sistemlere uygun güvenlik yamaları zamanında yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
• HASÇELİK sistemlerinde güçlü parolalar kullanılmaktadır.
• Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
• Tüm sunucu ve istemcilerde güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmakta ve yönetilmektedir.
• Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetki kapsamları ve süreleri belirlenmektedir.
• Sistemlere erişim yetkileri periyodik sürelerde gözden geçirilmektedir.
• Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
• Üçüncü tarafların Şirket ağına erişimi ve kişisel verilerin üçüncü kişiler ile paylaşılması sürecinde VPN ve loglama önlemleri uygulanmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veriler dahil kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği elektronik ortamlar sıkı erişim yönetimleri kullanılarak muhafaza edilmekte, tüm işlem kayıtları loglanmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
• Özel nitelikli kişisel veriler e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa ancak ve ancak şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmaktadır. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN – MPLS vb. kurularak veri aktarımı gerçekleştirilmektedir. Kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizli” formatta gönderilmektedir.
• Teknik güvenlikle ilgili olarak uzman dış kaynaklardan danışmanlıklar alınmaktadır.

KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN TEDBİRLER

İmha İşlemleri

• Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir. HASÇELİK, bunun için kullanıcı seviyesinde erişim yetki ve kontrol matrisi oluşturur ve bunu bir politika çerçevesinde uygulamaya alır. Veri tabanında silme işleminin gerçekleştirilmesi için gerekli tedbirleri alır.

• Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.

• Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir.

Kullanılacak İmha Teknikleri

HASÇELİK, kişisel verileri Kurumun yayınladığı Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi Rehberi’ne uygun olarak imha edecektir. Aşağıda HASÇELİK’in uygulayacağı imha tekniklerinden birkaçı örnek olarak verilmiştir.

• Silme Teknikleri

Silme Komutu ile Silme: Elektronik veri ortamında bulunan silme komutuyla kişisel verilerin silinmesidir. Silinen veriler hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanamaz hale gelecektir.

Yazılım Aracılığıyla Silme: Güvenli bir silme işlemenin sağlanması için kişisel verilerin uygun bir yazılım ile silinmesidir.

• Yok Etme Teknikleri

De-manyetize Etme: Manyetik medyanın özel bir cihazdan geçirilerek gayet yüksek değerde bir manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.

Fiziksel Yok Etme: Optik medya ve manyetik medyanın fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir.

Üzerine Yazma: Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazarak eski verinin kurtarılmasının önüne geçilmesi işlemidir. Bu işlem, özel yazılımlar kullanılarak yapılmaktadır.

• Anonim Hale Getirme Teknikleri

Maskeleme: Kişisel verilerin kapatılması, üzerinin çizilmesi, yıldızlanması, elektronik olarak çıkartılması ve buna benzer yöntemlerdir. Örneğin Ahmet Yıldırım yerine A***** **Y*** veya ismin üzerini yıldızlanabilecektir.

Genelleştirme: İlgili kişisel veriyi, özel bir değerden daha genel bir değere çevirme işlemidir.

KİŞİSEL VERİLERİN PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Şirket’in uhdesinde bulunan kişisel veriler belirli periyodik aralıklarla kontrol edilecek ve bu verilerden işleme şartları tamamen ortadan kalkmış olanlar silinecek, yok edilecek ya da anonim hale getirilecektir.

Periyodik İmha, tüm kişisel veriler için 6 (altı) aylık zaman aralıklarında gerçekleştirilir. Anılan süre, her hal ve koşulda Yönetmelik’in 11. maddesinde belirtilen azami periyodik imha süresini aşmamaktadır. Şirket, ilgili mevzuat kapsamında Kurul’un süreleri kısaltması durumunda, yeni sürelere uyum sağlayacağını taahhüt eder.

Kişisel verilere uygulanacak bu periyodik inceleme ve imha işlemleri Şirket tarafından oluşturulan Kişisel Veri İşleme Envanteri’nde yer almaktadır.

İmha kapsamında gerçekleştirilen tüm işlemler Şirket tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 (üç) yıl süreyle saklanmaktadır. Şirket’in diğer hukuki yükümlülüklerden kaynaklanan Kişisel Veri saklama hakları saklıdır.

KİŞİSEL VERİLERİ RESEN SİLME, YOK ETME VEYA ANONİM HALE GETİRME SÜRELERİ

Kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileriniz silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir. Bu süre herhalde altı ayı aşamayacaktır.

Telafisi güç veya imkânsız zararların doğması ve açıkça hukuka aykırılık olması halinde, Kurul bu maddede belirlenen süreyi kısaltabilecektir.

REFERANSLAR VE DAYANAK

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

İLGİLİ DOKÜMANLAR

Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası

Çalışanların Kişisel Verilerine İlişkin Aydınlatma Metni

Çalışanlara Yönelik Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası

POLİTİKANIN YÜRÜRLÜLÜK TARİHİ

İşbu Politika’nın ilk versiyonu …/…/… tarihi itibariyle Şirket’in tüm kişisel veri saklama ve imha faaliyetlerine uygulanmak üzere Yönetim Kurulu tarafından onaylanarak yürürlüğe girmiştir.

İşbu Politika’nın hazırlanmış olduğu Türkçe dilindeki metni ile Şirket tarafından yayınlanan herhangi bir dildeki çeviri metni arasında bir uyuşmazlık çıktığı hallerde, Türkçe metin esas alınacaktır.

EK-1 KİŞİ GRUPLARI

EK-2 SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU

Aşağıda yer alan tablodaki süreçlere ilişkin saklama süreleri, işbu Politika’nın yürürlüğe girdiği tarihteki mevzuat esas alınarak belirlenmiştir. Söz konusu süreler, ilgili kişi tarafından dava açılması halinde kesintiye uğrayacak ve davaya konu kişisel veriler en az dava kesinleşene kadar bir hakkın korunması hukuki sebebine dayanarak saklanacaktır.